Comment rédiger un rapport de suivi-évaluation ?

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Les rapports font partie intégrante de tout plan ou cadre de suivi et d'évaluation. Un bon reporting permet aux organisations de communiquer la valeur de leur travail et leur impact tout en leur permettant de démontrer l'efficacité de l'aide et d'améliorer la performance, la collaboration, l'apprentissage et l'adaptation au sein de leur organisation et tout au long du cycle du projet.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est le suivi et l'évaluation des rapports, comment ils sont réalisés et comment votre organisation peut bénéficier de rapports périodiques. De plus, restez avec nous pour découvrir certaines des meilleures pratiques en matière de rapports de suivi et d'évaluation - formats et fréquence des rapports de suivi et d'évaluation, éléments à inclure dans votre rapport de suivi et d'évaluation et quelques lignes directrices d'experts pour vous aider à rationaliser votre processus de reporting et à rédiger des rapports crédibles et constructifs.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet d'identifier les acteurs, aide à définir les objectifs du projet, prévient les problèmes , de réduire considérablement les risques liés au projet d'augmenter la productivité de l'équipe de comprendre comment investir efficacement toutes vos ressources, de respecter les délais du projet sans effort, dans le temps et le budget.

Qu'est-ce que le rapport de suivi et d'évaluation (S&E) et comment est-il réalisé ?

Le reporting est la documentation et la communication des résultats de suivi et d'évaluation à des publics appropriés à des moments précis. L'objectif principal des rapports peut être de rendre compte des fonds dépensés, de fournir des données riches pour le processus de prise de décision ou d'améliorer le ciblage et la coordination des investissements et des actions sur le terrain. Les rapports peuvent être réalisés au niveau d'un projet ou d'un programme. La plupart des rapports de S&E comprennent le résumé financier d'un projet ainsi que des mises à jour sur ses progrès et ses réalisations, les activités entreprises, les intrants fournis, l'argent déboursé, les résultats clés, les résultats, les impacts, les plus, les conclusions et les recommandations des interventions qui ont été compilés à partir de diverses activités de suivi et d'évaluation et de sources de données. 

L'objectif du rapport est de présenter ces données collectées et analysées comme des informations ou des preuves à utiliser par les principales parties prenantes et les investisseurs et d'accroître leur confiance dans le projet et l'équipe de mise en œuvre.

Avantages des rapports périodiques de suivi et d'évaluation (S&E)

Le reporting périodique des données de S&E aide le personnel interne et les équipes de gestion à évaluer et à communiquer leur transparence et leur responsabilité à leurs parties prenantes, partenaires, financeurs, bénéficiaires et autres. Il leur permet d'identifier et d'interpréter les progrès réalisés par leurs interventions par rapport aux objectifs et indicateurs fixés et leur impact sur la communauté d'intérêt et ses habitants. 

Les rapports de suivi et d'évaluation aident également l'équipe à vérifier l'efficacité des hypothèses sous-jacentes, des activités du projet, de la conception, de la stratégie et à suggérer des moyens d'adaptation et d'amélioration pour l'avenir. En outre, les rapports de suivi et d'évaluation permettent à l'équipe d'identifier et de partager les défis qu'elle a rencontrés, les changements inattendus qui sont apparus dans le processus, ainsi que les raisons sous-jacentes de la sous-performance ou des lacunes des systèmes de gestion et de suivi existants et les recommandations et plans d'action qu'elle propose pour améliorer les plans de travail ultérieurs et la durabilité de ses résultats. 

Les rapports de S&E aident les parties prenantes, les partenaires, les donateurs et les autres personnes impliquées dans le projet à se faire une idée claire de la performance du projet et de son impact réel sur le terrain, ce qui les aide à prendre des décisions fondées sur des preuves pour améliorer l'intervention actuelle et concevoir de meilleurs projets à l'avenir. Ces rapports aident également les équipes de gestion supérieures à apporter des ajustements à leurs opérations internes et à formuler des recommandations pour les modifications de la politique au niveau de l'État ou du pays. En outre, les preuves fournies par ces rapports aident également les donateurs à diriger l'aide et le financement là où ils sont le plus nécessaires, c'est-à-dire pour traiter les problèmes les plus critiques et aider les communautés les plus vulnérables dans le besoin.

Rapports de suivi et d'évaluation (S&E) - fréquence et formats

Chaque organisation est différente et ses projets le sont aussi, c'est pourquoi chaque organisation a son propre système de rapports. Les rapports de suivi et d'évaluation peuvent être produits et distribués sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, bi-annuelle ou annuelle. Les rapports hebdomadaires et bihebdomadaires sont généralement concis et partagés avec l'équipe interne et certaines parties prenantes externes pour les tenir au courant de l'avancement du projet par rapport à leurs objectifs, au budget, à tout changement apporté au projet ou à l'équipe de mise en œuvre, etc. Cependant, les rapports mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels sont beaucoup plus complets et comprennent plus de détails et de preuves sur l'avancement de l'intervention, les apports du projet, les activités, les résultats, les leçons apprises, les recommandations, etc. Ils sont partagés avec un public plus large, y compris les partenaires, les donateurs et les autres parties prenantes.

De nombreuses organisations rendent compte de leurs données de S&E dans un format narratif traditionnel, sous la forme de rapports papier. Cependant, avec l'émergence de la technologie et des approches numériques, beaucoup d'autres adoptent des supports nouveaux et innovants pour rendre compte, tels que les vidéos, les enregistrements audio, les médias interactifs, la cartographie, la visualisation des données, les tableaux de bord interactifs, les présentations en ligne, etc. La fréquence et le format des rapports produits et distribués dépendent de l'organisation et de son système de reporting. La fréquence et le format dépendent également de la nature du projet, de son plan de suivi et d'évaluation et de son système d'information.

les cadres logiques, les ressources disponibles, les exigences des donateurs et le public du rapport - comment et par qui les données du rapport seront utilisées, etc.  

Notez que de nombreuses organisations rendent compte de leurs activités de suivi et d'évaluation ensemble, mais il y a des exceptions. Dans certaines organisations, les rapports de suivi et d'évaluation sont établis séparément. Le suivi est effectué par les membres du personnel de mise en œuvre et il est plus fréquent que l'évaluation. L'évaluation, quant à elle, peut être réalisée par le personnel interne ou par des consultants externes.

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Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Quelques points clés à garder à l'esprit avant de rédiger votre rapport de S&E

Avez-vous identifié des indicateurs pour chaque activité du projet ? Les indicateurs doivent être pertinents et faciles à suivre, à mesurer et à rapporter. Voici comment créer des indicateurs qui ont du sens. 

Avez-vous identifié les questions clés du suivi et de l'évaluation et déterminé quelles données devront être collectées et quels outils et méthodes seront utilisés pour les collecter ?

Comment allez-vous collecter, consolider et analyser vos données et en tirer des enseignements ? Voici comment vous pouvez intégrer des données provenant de sources et d'outils multiples. 

Comment allez-vous compiler et consolider les conclusions et les résultats et les inclure dans votre rapport ? 

À quelle fréquence et sous quel format allez-vous envoyer votre rapport ?

Soyez attentif à l'audience et au moment de la publication de votre rapport. Les rapports de S&E ne sont efficaces que lorsqu'ils sont soumis aux bonnes personnes au bon moment et facilitent la prise de décisions correctives.

Que doit contenir un rapport de S&E ?

Veuillez noter que cette liste comprend certains éléments communs inclus dans un rapport de S&E. Comme mentionné ci-dessus, chaque organisation et chaque projet sont différents, tout comme leur système de reporting. Par conséquent, vous devrez ajuster cette liste en fonction de la nature de votre projet, des exigences de vos donateurs et des parties prenantes et du public auquel s'adresse votre rapport.

Lignes directrices pour la rédaction de rapports de suivi et d'évaluation (S&E) crédibles et constructifs.

Les lignes directrices suivantes ont été adaptées du document - Monitoring and Evaluation Guidelines du Programme alimentaire mondial des Nations unies.

Dans un souci d'efficacité, l'objectif du rapport doit être clairement défini. Veillez à inclure dans l'introduction une section décrivant la nécessité de produire ce rapport et son utilisation prévue. 

Assurez-vous que les informations que vous fournissez sont exactes, complètes, fiables, opportunes, pertinentes et faciles à comprendre. 

Sachez clairement qui est votre public et assurez-vous que les informations sont significatives et utiles pour lui. Si nécessaire, adaptez le contenu, le format et le calendrier du rapport pour répondre aux besoins du public. Les informations n'ont que peu de valeur si elles sont trop tardives ou trop peu fréquentes pour l'objectif visé. 

La cohérence est essentielle. Le rapport doit adopter des unités et des formats qui permettent une comparaison dans le temps, permettant de suivre les progrès par rapport aux indicateurs, aux objectifs et aux autres jalons convenus.

Veillez à ce que votre rapport soit concis et que la mise en page soit claire et cohérente.

Concentrez-vous sur les résultats et les réalisations et établissez un lien entre l'utilisation des ressources allouées et leur réalisation et utilisation. 

Veillez à inclure une section décrivant les sources de données et les méthodes de collecte de données utilisées afin que vos résultats soient objectivement vérifiables.

Rédigez dans un langage clair et simple, compréhensible par le public cible. Évitez si possible les jargons et les détails complexes et soyez cohérent dans votre utilisation de la terminologie, des définitions et des descriptions des partenaires, des activités et des lieux. Veillez à définir tous les termes techniques ou acronymes dans la section annexe.

Utilisez des graphiques et des diagrammes pour communiquer vos résultats. Présentez des données complexes à l'aide de figures, de tableaux récapitulatifs, de cartes, de photographies et de graphiques qui sont plus faciles à comprendre.

Indiquez les références des sources et des autorités.

Incluez une table des matières pour les rapports de plus de 5 pages.

Assurez-vous que votre système de rapports est rentable. Évitez les rapports excessifs et inutiles. La surcharge d'informations est coûteuse et peut nuire au flux d'informations et à la possibilité d'utiliser d'autres informations plus pertinentes.

Soyez ouvert aux commentaires. Veillez à inclure une adresse électronique, une adresse physique ou un numéro de téléphone pour que les destinataires puissent envoyer leurs commentaires sur le rapport. 

Comme nous pouvons le constater, les avantages d'un bon rapport en temps opportun sont nombreux et devraient faire partie de tout projet de développement et de son système de suivi et d'évaluation. Cependant, de nombreuses organisations continuent de rendre compte de leurs progrès uniquement dans le cadre des exigences des donateurs, sans tenir compte des énormes perspectives de collaboration, d'apprentissage, d'adaptation et d'amélioration. Par conséquent, un bon système de rapport doit comporter un équilibre entre tous ces éléments, ainsi qu'une gestion de projet de qualité et une bonne coordination et communication au sein de l'équipe. 

Nous espérons que notre article vous a été utile. Si vous avez des commentaires ou des suggestions sur la façon dont nous pouvons l'améliorer, veuillez laisser un commentaire ci-dessous.

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