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De nombreuses équipes de projet utilisent les outils de
reporting de leur site de projet collaboratif pour suivre le travail,
identifier les risques et les problèmes, et tenir les parties prenantes
informées du projet.
En fonction du projet et des processus organisationnels, des rapports de projet supplémentaires comportant une analyse approfondie et des recommandations peuvent également être nécessaires à la fin d'un projet.
La rédaction d'un rapport est une occasion utile d'évaluer le projet, de documenter les enseignements tirés et d'enrichir la base de connaissances de votre organisation pour les projets futurs.
Essayez les étapes
suivantes pour rédiger de meilleurs rapports de projet.
Comment rédiger un rapport de projet efficace en 7 étapes
1. Décidez de l'objectif
Devez-vous décrire, expliquer, recommander ou persuader ?
Le fait d'avoir un
objectif clair dès le départ vous permet de rester concentré, ce qui facilite
l'implication de votre lecteur.
2. Comprenez votre public
La rédaction d'un rapport annuel formel pour vos parties
prenantes est très différente de celle d'un examen financier. Adaptez votre
langage, l'utilisation des données et les graphiques de soutien au public visé.
Il est également utile de tenir compte du style de communication personnel du lecteur, par exemple, comment écrit-il ses courriels ou structure-t-il ses documents ? Reflétez leurs préférences dans la mesure du possible.
Vous devrez peut-être adopter un ton plus formel ou informel par
rapport à votre propre style naturel.
En adoptant cette technique, vous établirez un rapport et
rendrez le lecteur plus réceptif à vos idées.
3. Format et type de rapport
Avant de commencer, vérifiez le format et le type de rapport.
Devez-vous soumettre un rapport écrit ou faire une présentation ?
Devez-vous rédiger un rapport formel, informel, financier, annuel, technique,
d'enquête ou de résolution de problèmes ?
Vous devez également vérifier si des modèles sont
disponibles au sein de l'organisation.
Vérifier ces détails peut vous faire gagner du temps par la
suite !
4. Rassemblez les faits et les données
L'inclusion de faits et de données intéressants renforcera votre argumentation.
Commencez par le site de votre projet collaboratif et élargissez-le si nécessaire.
N'oubliez pas
de citer des sources telles que des articles, des études de cas et des
interviews.
5. Structurez le rapport
Un rapport comporte
généralement quatre éléments :
- Le résumé.
Votre rapport commence par le résumé, qui est rédigé une fois le rapport terminé.
En tant que premier élément que le lecteur rencontre, il s'agit de la section la plus importante du document.
Il s'appuiera probablement sur le résumé pour
décider de la longueur du rapport qu'il devra lire, alors faites en sorte qu'il
compte !
- Introduction :
Fournissez un contexte pour le rapport et présentez la structure du contenu.
Identifiez la portée du rapport et les
méthodologies particulières utilisées.
- Corps du rapport :
il est maintenant temps de mettre en pratique vos talents de rédacteur ! Il s'agit de la section la plus longue du rapport.
Elle doit présenter les détails du contexte, l'analyse, les
discussions et les recommandations à examiner. Appuyez-vous sur des données et
des graphiques pour étayer votre position.
- Conclusion :
Rassemblez les différents éléments du rapport
de manière claire et concise. Identifiez les prochaines étapes et toute action
que votre lecteur doit entreprendre.
6. Lisibilité
Passez un peu de
temps à rendre le rapport accessible et agréable à lire. Si vous travaillez
sous Word, le volet de navigation est un excellent moyen d'aider votre lecteur
à parcourir le document. Utilisez la mise en forme, les éléments visuels et les
listes pour séparer les longues sections de texte.
7. Modifiez le site
La première version du rapport étant rarement parfaite, vous
devrez en éditer et en réviser le contenu. Si possible, mettez le document de
côté pendant quelques jours avant de le réviser ou demandez à un collègue de le
réviser.
Note de l'éditeur : Ce billet a été initialement publié en septembre 2016 et a été mis à jour pour des raisons de fraîcheur, d'exactitude et d'exhaustivité....
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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